07POSLOVNA SITUACIJA

Strukturiranje rasta kompanije

Rast postoji, struktura ga ne prati.

Kako izgleda problem

Rast postoji, ali ga ljudi ne mogu pratiti. Kompanija ovisi o pojedincima i improvizacijama.

Što je često u pozadini

Nedostaju jasne uloge, procesi i odgovornosti. Odluke se donose kasno i bez sustava.

Kako Boutique Advisory može pomoći

Dizajniramo skalabilnu strukturu → definiramo procese i uloge → postavljamo ritam upravljanja → olakšavamo održiv rast.

Firma raste.Dolaze novi kupci. Više je narudžbi. Otvara se novi kanal. Zapošljavaju se novi ljudi.Dok je firma imala petnaest ili dvadeset ljudi, puno toga se moglo riješiti telefonom, mailom, porukom ili kratkim dogovorom.Netko je znao što treba napraviti.Netko drugi je znao koga treba nazvati.Ako je nešto zapelo, problem bi se riješio.I firma je rasla.A onda više nema dvadeset ljudi.Ima ih pedeset. Sedamdeset. Sto.Posao je veći, ali način rada ostao je vrlo sličan.Tu počinju problemi.

Rast sam po sebi ne stvara strukturu.

Prodaja obeća rok kupcu.Proizvodnja za to sazna prekasno.Nabava još nema materijal.Skladište vodi svoju tablicu.Financije čekaju informaciju da bi mogle fakturirati.Na kraju se uključi nekoliko ljudi koji „znaju kako stvari ovdje funkcioniraju“ i problem se ponovno riješi.

Kupac možda ništa ni ne primijeti. Ali organizacija svaki novi posao odrađuje uz sve više ručne koordinacije. To nije neobična faza rasta.

Dakle, rast vrlo brzo donosi više ljudi i veću složenost. Ali organizacija se tome ne prilagodi automatski.

Problem nije nužno u ljudima.

Vrlo često ljudi rade upravo ono što je godinama funkcioniralo. Problem je što je način rada napravljen za manju firmu. Dok je broj transakcija malen, improvizacija je brza. Kada volumen naraste, ista improvizacija postaje usko grlo.

Proces postoji. Ali u glavama ljudi.

U svakoj rastućoj kompaniji postoji nekoliko ljudi koje svi zovu kada nešto zapne. Oni znaju posebne dogovore s kupcima. Znaju koji dobavljač će reagirati. Znaju kako zaobići problem u sustavu. Znaju što se mora napraviti, iako to možda nigdje nije zapisano. Takvi ljudi su izuzetno vrijedni. Ali ako poslovanje može normalno funkcionirati samo zato što oni svakodnevno spajaju dijelove sustava, kompanija postaje ovisna o pojedincima i improvizaciji.

Zapošljavanje još ljudi tada ne mora riješiti problem. Može ga čak povećati. Više ljudi znači više predaja posla iz ruke u ruku, više informacija koje treba prenijeti i više mjesta na kojima nešto može ostati nedorečeno.

Strukturiranje rasta nije crtanje još jednog organigrama.

Cilj mora biti da se posao koji se stalno ponavlja počne raditi na predvidljiv način. Uzmimo običnu narudžbu. Upit kupca. Ponuda. Potvrda narudžbe. Provjera zalihe ili kapaciteta. Nabava ili proizvodnja. Isporuka. Fakturiranje. Dok je takvih narudžbi nekoliko dnevno, ljudi mogu međusobno razgovarati. Kada ih je nekoliko desetaka ili stotina, više nije dovoljno da svatko „zna svoj dio“. Mora biti jasno gdje proces počinje, tko preuzima sljedeći korak, koje informacije moraju biti dostupne i što se događa kada nešto odstupi od standarda.

To nije birokracija. Birokracija je proces koji postoji da bi bio sam sebi svrha. Dobra struktura treba omogućiti upravo suprotno. Smanjiti potrebu da se za svaku ponavljajuću situaciju ponovno izmišlja rješenje.

I još nešto. Strukturu ne treba graditi samo za posao koji kompanija ima danas. Treba provjeriti može li sadašnji način rada nositi i sljedeću fazu rasta. Jer problem se najčešće vidi tek kada volumen ponovno naraste, a ljudi počnu gasiti sve više požara.

Odakle krenuti?

Potrebno je jasno sagledati:

gdje rast danas stvara najveća operativna uska grla
koji ključni procesi ovise o improvizaciji ili pojedincima
gdje nisu jasne uloge i predaja odgovornosti između funkcija
koji procesi trebaju standard, a gdje fleksibilnost treba ostati
postoje li sustavi i podaci koji mogu pratiti veći volumen
gdje će se pojaviti sljedeće ograničenje ako posao nastavi rasti
koje kapacitete, ljude i procese treba izgraditi prije nego što postanu problem

Firma može dosta dugo rasti na improvizaciji. Ne može beskonačno. U jednom trenutku treba prestati dodavati ljude oko problema i početi graditi sustav koji može nositi veći posao.

Prepoznajete ovu situaciju?

Ako svaki novi rast znači više ručne koordinacije, više tablica i sve veću ovisnost o nekoliko ključnih ljudi, možda problem nije u tome što firma raste prebrzo.

Možda je firma jednostavno prerasla način na koji radi.

Prepoznajete situaciju? — Razgovarajmo