08POSLOVNA SITUACIJA

Produktivnost nije na optimalnoj razini

Tim daje sve, rezultati ne prate.

Kako izgleda problem

Tim ulaže puno truda, ali rezultati ne prate očekivanja. Vrijeme se troši na operativu, ne na vrijednost.

Što je često u pozadini

Neefikasni procesi, previše sastanaka, nedostatak prioriteta i mjerenja učinka te slaba fokusiranost.

Kako Boutique Advisory može pomoći

Optimiziramo procese → postavljamo prioritete → uvodimo mjerne okvire → jačamo odgovornost i fokus tima.

Ljudi rade.Kalendari su puni.Sastanaka ne nedostaje.Često se ostaje dulje. Zapošljavaju se novi ljudi jer postojeći više ne stižu.A ipak postoji osjećaj da bi se s istim brojem ljudi, istom opremom i istim radnim vremenom moralo moći napraviti više.To je obično prvi signal.Ne da ljudi premalo rade.Nego da kompanija ne pretvara njihov rad dovoljno dobro u rezultat.

Produktivnost nije pitanje koliko se radi.

Dvoje ljudi mogu raditi jednako dugo.Jedan proces može za osam sati proizvesti 100 jedinica. Drugi 140.Jedan komercijalist može voditi 50 kupaca. Drugi 80.Jedna administracija obradi narudžbu za dvije minute. Druga za deset.

Razlika nije nužno u tome tko se više trudi. Razlika je često u procesu, tehnologiji, organizaciji posla, znanju i specijalizaciji.

Koliko vrijednosti stvaramo iz resursa koje već koristimo?

Produktivnost se mora uspoređivati.

Nije dovoljno znati da je produktivnost ove godine porasla 3%. Što ako je konkurentu porasla 8%? Kompanija je tada objektivno bolja nego prošle godine. Ali je relativno slabija nego konkurent.

Zato produktivnost treba pratiti kroz vrijeme. Ali i prema industriji i konkurentima.

Gdje se najčešće gubi?

Vrlo često na malim stvarima koje su s vremenom postale normalne.Isti podatak prepisuje se iz jednog sustava u drugi.Netko ručno izrađuje izvještaj koji bi mogao nastati automatski.Komercijalist troši sate na administraciju umjesto na kupce.Voditelj rješava operativne probleme koje bi sustav trebao riješiti bez njega.Iskusni zaposlenik svakih nekoliko mjeseci ponovno objašnjava novom kolegi kako se nešto radi jer onboarding nije strukturiran.Pet ljudi sudjeluje u poslu koji realno trebaju obaviti dva.Sastanak traje sat vremena da bi se donijela odluka koja je mogla biti riješena za deset minuta.

Ništa od toga pojedinačno neće uništiti kompaniju. Ali stotine takvih aktivnosti svaki dan mogu uzeti ogroman dio kapaciteta organizacije.

Digitalizacija i automatizacija mogu pomoći. Ali samo ako rješavaju pravi problem.

To je prostor za povećanje produktivnosti. Ali kupnja novog softvera sama po sebi ne znači digitalizaciju. Ako se loš proces samo prebaci u novi sustav, dobili smo digitaliziran loš proces. Prvo treba razumjeti što usporava posao. Tek onda odlučiti treba li proces pojednostaviti, automatizirati, digitalizirati ili potpuno ukinuti.

Isto vrijedi i za ljude.

Produktivnost se ne podiže samo smanjivanjem broja zaposlenih.Ponekad je upravo specijalizacija ono što nedostaje.Osoba koja radi pet potpuno različitih poslova teško će bilo koji od njih raditi optimalno.Ponekad je problem onboarding.Novi zaposlenik šest mjeseci uči metodom pokušaja i pogreške ono što je mogao naučiti za šest tjedana.Ponekad odgovornost nije jasna.Ponekad je usko grlo oprema.Ponekad sustav.A ponekad kompanija jednostavno nikada nije izmjerila koliko joj pojedini proces stvarno traje i košta.

Zato produktivnost prvo treba učiniti vidljivom. Ne postoji jedna univerzalna mjera. Ovisno o djelatnosti, može se pratiti:

prihod ili dodana vrijednost po zaposlenom
output po radnom satu
trošak rada po jedinici proizvoda ili usluge
vrijeme potrebno za ključne procese
broj transakcija po zaposlenom
iskorištenost opreme i kapaciteta
produktivnost vlastite kompanije u odnosu na konkurente i industriju

Tek kada postoji početna točka, može se ozbiljno razgovarati o poboljšanju. Jer ono što se ne mjeri vrlo se lako objasni. Teže se popravi.

Odakle krenuti?

Potrebno je pronaći gdje kompanija danas troši resurse bez proporcionalnog stvaranja vrijednosti:

koji procesi uzimaju najviše vremena
gdje postoji najviše ručnog rada i ponavljanja
što se može automatizirati ili digitalizirati
gdje nedostaje specijalizacija
koliko brzo novi ljudi dolaze do pune produktivnosti
gdje tehnologija ili oprema ograničavaju output
kako vlastita produktivnost izgleda u odnosu na konkurenciju

Produktivnost nije pitanje kako natjerati ljude da rade više. Pitanje je kako s istim vremenom, ljudima i kapitalom napraviti više vrijednosti.

Prepoznajete ovu situaciju?

Ako ljudi rade puno, a rezultat to ne pokazuje, možda kompaniji ne trebaju odmah novi ljudi.

Možda prvo treba ustanoviti gdje danas nestaje njihovo vrijeme i što ih sprječava da naprave više.

Prepoznajete situaciju? — Razgovarajmo